职业觅踪
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◆ 工作概要

  为了让企业管理人员和普通职员等能够专心工作,负责一些辅助性的工作,从一般事务到企业的一级机密,涉及广泛的事务内容。

  作为基本职务,有时要代替管理负责人进行对外对内的协调。过目邮件、传真、电子邮件等,判断是否有必要回复,紧急事情的应对,重要性的分配,确认当天的日程,进行必要的公司内外的联系和调整。紧急日程变更的情况下,要和相关人员进行迅速的联系。像此类日程表管理的工作,并不单单只是调整管理人员的日程安排,关键是要充分发挥管理人员所在职位的作用。

  有客人来访的情况时,要进行转达与接待。有国外的客人来访时,要在会议和贸易谈判时当口译。很多情况下要代替管理负责人制订文件和会议资料。

  另外还要负责管理负责人的出差准备、制订会议记录、交易方人事信息的管理和搜索、整理废旧报纸等。管理负责人如果是公司最高负责人时,有很多机会接触和处理公司的一级机密,所以一定要十分注意对公司信息的管理。

   

◆ 工作挑战性

  在为管理负责人员安排日程的时候、或是成功将制订好的重要文件与业务联系起来的时候、或是代替管理人员漂亮地处理好突发事件的时候,都能感受到这份工作的意义。

   

◆ 适合人群

  秘书的工作,就是要先于管理负责人之前考虑问题。并不是单单按照管理人员的意识行动,而是用自发的想法和行动对管理人员说出自己的意见,这样的积极性也是很需要的。由于有很多机会接触公司的机密,所以要求有绝对不能泄露情报的信念。

   

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