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掌控好自己的工作时间

日期:2015-09-25 17:22:45转自:字体:

  时间是最高贵而有限的资源,不能管理时间,便什么都不能管理。对时间的管理直接关系到工作效率的高低。

 

——现代管理学论彼得•德鲁克

 

  如果你整天在办公室忙忙碌碌,走来走去,书桌上各种公文及资料堆积如山,似乎每天都有忙不完的工作。实际上你是在对时间的管理上产生了偏差,由此造成工作效率的低下。你不是忙得没有时间,而是没有管理好自己的时间。我们不应被动地被时间牵着鼻子走,而应主动地掌控时间,让有限的时间发挥更大的效用。

 

  一个不会管理时间的人,他生命中的许多时光处在一种浪费状态中,并随时可能会浪费他人的时间。一个会管理时间的人,总能泰然自若地待人处事,将应处理的事、应完成的事在自己规定的时间内完成,非常有效率。学会管理自己的时间,在某种程度上可以说,这也是为了更好地享受有限的人生。

 

  下面的几个时间管理工具或许对你非常有用:

 

(1)记录下自己的时间分配情况。要有效地管理好自己的时间,做到真正卓有成效,首先应该了解自己的时间实际上是怎么耗用的。分析自己的时间,也是系统地分析自己的工作,鉴别工作重要性的一种方法。

 

(2)划分工作时区。将一天的时间分成几块来处理某些固定的事情,以免被其他事情所扰。比如,在特定的时间段阅读和回复email,在特定的时间段处理文件、答复客户的要求、打重要的电话等等。这样的安排,可以帮助你更快地完成工作。

 

(3)能够很快地找到你要的东西。有关机构对美国200家大公司职员做调查时发现,公司职员每年都要把六周时间浪费在寻找乱放的东西上面。这意味着,他们每年要损失10%的时间。对此有一条最好的原则:不用的东西扔掉,不扔掉的东西分门别类保管好。

 

(4)工作最好一次完成,不可时断时续。研究发现,造成职员浪费时间最多的是时断时续的工作方式。因为重新工作时,需要花时间调整大脑活动及注意力,才能在停顿的地方接下去做。

 

(5)事前有准备。偶发延误是最浪费时间的情况,避免这种情况出现的唯一办法是预先安排工作。事前有准备,你能把本来会失去的时间化为有用的时间。

 

(6)不要拖拖拉拉。有些人花许多时间思考要做的事,担心这个担心那个,找借口推迟行动,又为没有完成任务而悔恨。在这段时间里,其实他本来能完成任务而且应转入下一个工作了。

 

(7)有策略地安排开会的时间。如果是由你主持召开会议,将开会时间安排在上午11:00比较合适,告诉每一位与会人员会议将在中午12:00结束,这样就不太可能拖延。人们在肚子饿时,会比较迅速地切入正题。

 

(8)改进工作方法。简单事情处理改进的余地不大,但一些复杂事物的处理,多动动脑子,往往可以找到减少处理时间的办法。

 

(9)充分利用零碎时间。实际工作中,你会发现有很多没有工作任务的小时间片段,时间长了,这些小的时间片段累计起来很可观。因此你要学会利用时间片段,做一些有用的事情。这样,在相同的时间内,可能你所做的事情比别人多很多。

 

(10)注重劳逸结合。计划不要排得满满的,一是要安排适当的休息时间,二是要留有一些余量,因为一项工作到底要多少时间你不一定能准确计算。不会休息就不会工作,适当的休息反而有助于提高整个工作效率,减少工作中的差错。

 

  人的一生绝大部分时间都是在工作,我们必须想方设法掌控好自己的工作时间。当你在有限的工作时间内,将所有预定的工作全部做完而且井井有条,不再觉得有许多忙不完的事,不再觉得工作纷繁复杂,还需要经常加班加点,不再会遗忘某些重要事情,那么,恭喜你,你已经有效地掌控了自己的时间,成了时间的主人。

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